Le rapport de visite d’un délégué médical ou visiteur pharmaceutique est primordial pour pouvoir suivre les activités commerciales d’un laboratoire pharmaceutique ou d’une agence de promotion. Ce rapport doit être envoyé d’une façon régulière au manager ou au superviseur et doit contenir des informations pertinentes, précises et bien structurées pour être véritablement utile et efficace dans la prise de décisions stratégiques. Il ne s’agit pas simplement d’une formalité administrative, mais bien d’un outil essentiel de pilotage et d’évaluation des performances terrain.
Un rapport de visite doit inclure 8 informations essentielles:
1.Cas d’une visite d’un délégué médicale :
Pour ce type de visite, le délégué doit saisir plusieurs éléments indispensables :
L’ordre de présentation des produits : c’est l’ordre dans lequel le délégué a présenté ses produits. Cet ordre est généralement fixé dans le plan de charge qui est partagé à l’avance par le manager ou le superviseur. Il permet de respecter la stratégie commerciale définie par l’entreprise.
Le nombre d’échantillons : il représente le nombre d’échantillons donnés pour chaque produit. C’est un indicateur important pour suivre la distribution sur le terrain.
Commentaire : le délégué peut rédiger un commentaire pour chaque produit présenté, comme il peut aussi formuler une remarque générale sur la visite. Il doit également avoir la possibilité de marquer un commentaire comme urgent en cas de besoin, pour alerter le superviseur rapidement.
Le nombre de patients : le délégué peut indiquer ce nombre comme un indicateur du potentiel de prescription du professionnel de santé rencontré.
Les gadgets donnés : cela inclut les objets promotionnels offerts (stylos, blocs-notes, montres, etc.), qui sont parfois utilisés pour entretenir la relation client ou renforcer la visibilité de la marque.
2.Cas d’une visite pharmaceutique
Dans le cadre d’une visite pharmaceutique, d’autres éléments spécifiques doivent être renseignés :
Le stock de chaque produit chez le pharmacien.
Le nombre de prescriptions obtenues, s’il y en a eu, avec les noms des médecins prescripteurs concernés.
Le nombre de commandes, ainsi que le nombre de gratuités accordées pour chaque produit.
Le grossiste par lequel les commandes ont été passées.
Une saisie complète, rigoureuse et en temps réel du rapport des visites permet de générer des indicateurs de performance fiables. Ces indicateurs aident les superviseurs à suivre l’activité commerciale avec précision et à prendre des décisions proactives basées sur des données concrètes. Cela contribue à l’amélioration continue de la stratégie terrain et à l’optimisation des ressources humaines et commerciales.
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En résumé, un bon rapport de visite, bien rempli et bien analysé, est un véritable levier de performance pour toute entreprise pharmaceutique souhaitant améliorer sa présence sur le terrain, sa relation avec les professionnels de santé et, in fine, son chiffre d’affaires.