Bird Notes est un CRM dédiée aux laboratoires pharmaceutiques et aux agences de promotion médicale, il est composé de trois parties, la première partie est dédiée aux délégués médicaux ou visiteurs pharmaceutiques sous forme d’une application mobile, la deuxième partie est dédiée aux administrateurs, managers et superviseurs sous forme d’une application web . La troisième partie est une base de données centralisée et partagée entre l’application web et mobile.
Application Web CRM Pharma pour superviseur et administrateur
Le CRM pharma Bird notes offre une application web à travers laquelle l’entreprise pharmaceutique peut piloter et superviser l’activité de la visite médicale, pharmaceutique et commerciale.
Suivi des rapports de visites médicales
À travers ce module, le superviseur du laboratoire pharmaceutique ou de l’agence de promotion médicale peut suivre les rapports des visites médicales et commerciales. L’interface de suivi offre un filtrage et groupement par période, délégué, prospect, dépôt ou grossiste, secteur, type, potentiel, produit, spécialité, établissement, secteur et localité.
Ce module offre aussi :
- Le suivi des retours, satisfaction et réclamation des clients.
- Le suivi des taux de rapports de visites remplis.
- Le suivi des positions géographiques des visites médicales ou pharmaceutiques par rapport aux positions des prospects.
- Détection et suivi des messages importants à l’aide de l’intelligence artificielle
Suivi de la couverture des visites pharmaceutiques et médicales
Le module couverture du CRM pharmaceutique Bird notes permet au superviseur de voir pour une période bien déterminée la couverture des prospects par délégué, secteur d’activité, potentiel ou par spécialité. Cette analyse permet de détecter le manque à gagner en comparant les objectifs estimés avec les résultats réalisés.
Suivi des visites commerciales et des commandes, échantillons et gratuités
Ce module permet de faire le suivi des commandes passées avec possibilité de filtrage par client, période, grossiste, délégué commercial…
Ce module offre aussi :
Le suivi des échantillons, gratuité grossiste et gratuité labo
L’envoi automatique de la commande par email aux utilisateurs concernés et au grossiste
Le calcul du chiffre d’affaires sur une période par délégué, client, dépôt ou grossiste…
Suivi des campagnes marketing
Ce module permet au directeur marketing du laboratoire pharmaceutique ou de l’agence de promotion médicale, de gérer les actions marketing à exécuter par un délégué pharmaceutique ou médical, au profit d’un ensemble de prospects pour promouvoir certains produits.
Suivi des activités hors visites
Ce module permet au superviseur de faire le suivi des activités hors visites telles que les congés, les formations, les staffs…
Suivi des notes de frais
Ce module permet au financier du laboratoire pharmaceutique ou de l’agence de promotion pharmaceutique, de suivre et valider les notes de frais et les dépenses faites par le délégué commercial ou médical, lors des visites des prospects. Chaque note de frais dispose des informations suivantes : type (déplacement, hébergement, restauration…), budget et pièce jointe justificative (reçu, facture…).
Statistique
Ce module offre à l’entreprise pharmaceutique des rapports de statistiques avec des tableaux et des représentations graphiques, sous plusieurs formats personnalisés selon le besoin du client, en utilisant des outils de BI puissants et innovants. Ce module permet de faire des analyses profondes sur les données et tirer des conclusions constructives.
Prédiction des commandes à l’aide de l’intelligence artificielle
À l’aide de l’intelligence artificielle, ce module offre des prédictions en nombre de commandes d’un ou plusieurs produits pour un ou plusieurs prospects durant un mois bien déterminé.
La gestion de portefeuille des prospects et des clients
Ce module offre à l’administrateur les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des prospects (Médecins, Pharmacies, Parapharmacies, Dépôts, …), potentiel, localisation géographique, secteur, localité et spécialité
- Définition de la position géographique du prospect sur une carte géographique.
- Recherche multicritère des prospects par nom, localité, spécialité, activité, délégué affecté avec possibilité d’export et import sous format Excel.
- Gestion des affectations des délégués médicaux ou commerciaux aux prospects
- Contrôle et validation des mises à jour des prospects
- Visualisation cartographique des localisations des prospects.
Gestion des utilisateurs (délégués, superviseurs et directeurs…)
Ce module permet à l’administrateur de créer un utilisateur et de lui affecter un rôle (délégué, superviseur, directeur). Chaque rôle dispose d’un ensemble de permissions configuré dans le module de permissions.
Affectation des échantillons et des cadeaux
Ce module permet d’affecter un nombre d’échantillons et de cadeaux à un délégué pharmaceutique ou médical afin de contrôler le stock.
Gestion des gratuités et des remises
Ce module permet la définition des règles de quantité de gratuité suivant le type de prospect ou client, potentiel et produit.
Gestion des commissions
Ce module permet la définition des règles de commission pour un ou plusieurs délégués suivant le grossiste, le produit et la période.
Gestion des objectifs
Ce module permet la définition des objectifs en nombre de visites, nombre de commandes ou chiffre d’affaires, pour un ensemble de délégués commerciaux sur une période bien déterminée selon plusieurs axes : produits, secteur, spécialité, potentiel…
Gestion des validations
Ce module permet la définition des utilisateurs impliqués dans la validation des nouvelles créations côté délégué ( note de frais, planning, action marketing, nouveau prospect, modification prospect) selon un workflow bien déterminé.
Gestion des notifications
Ce module permet la définition des utilisateurs à notifier selon le type d’événement tel que nouvelle création ou modification, validation du côté délégué ou superviseur.
Gestion du plan de charge et des produits pharmaceutiques
Ce module permet la gestion des gammes et des produits à présenter ou à commercialiser selon la spécialité des prospects.
Application Mobile CRM pharma
Le CRM pharma Bird notes offre aussi une application mobile, à travers laquelle les délégués médicaux, pharmaceutiques et commerciaux peuvent exécuter et reporter les activités demandées par la direction marketing et commerciale. Elle offre principalement les modules suivants :
Planification des visites commerciales et médicales
Le délégué médical ou commercial peut choisir les prospects à visiter durant une semaine à l’aide de la recherche multicritère telle que le secteur, le potentiel, la spécialité…En plus, il peut dupliquer sa planification dans les semaines futures.
Saisie de rapports de visites médicales
Avec le CRM pharmaceutique Bird Notes, le visiteur médical peut collecter et capturer toutes les informations pertinentes sur les professionnels de santé pour votre SFE (sales force effectiveness).
Le délégué médical peut capturer et consolider des informations pertinentes, telles que le niveau des stocks, le feedback du client, la date de visite, le prospect visité, les produits présentés avec leurs ordres de présentation, le nombre d’échantillons donnés et les commentaires du prospect.
Recommandation de planning à l’aide de l’intelligence artificielle
Ce module recommande une liste de prospects à visiter pour le délégué médical ou commercial, selon le chiffre d’affaires prédit dans le mois en cours.
Passation des commandes et notification
Le CRM pharma Bird notes permet au visiteur pharmaceutique de saisir les commandes et d’envoyer le bon de commande automatiquement directement aux superviseurs et au grossiste concerné.
Visualisation de l’historique des visites pharmaceutiques et médicales avec des statistiques et des graphes
Le délégué médical peut voir son historique de visites des prospects avec tous les détails de la visite avec la possibilité de filtrer selon plusieurs critères. Ce module offre aussi des graphes et des statistiques lui permettant d’avoir un récapitulatif sur ses réalisations.
Gestion portefeuille des prospects
L’application mobile du CRM pharma Bird notes permet au délégué médical ou au visiteur pharmaceutique de consulter son portefeuille de prospects. Il a le droit d’ajouter et de modifier un prospect à partir de son application mobile. Dans ce cas, l’administrateur reçoit une notification de demande de mise à jour, qui peut la valider ou la refuser.
Saisie des notes de frais
Le délégué commercial ou médical peut aussi saisir et envoyer ses notes de frais. Pour chaque note de frais, l’utilisateur peut saisir le montant de la description et attacher un fichier comme la facture ou le reçu.
Saisie des activités hors visites
Le CRM médical Bird Notes est doté d’un agenda permettant au délégué médical ou pharmaceutique de visualiser des activités hors visites telles que les congés, congrès, formations…
Visualisation des statistiques des visites pharmaceutiques et commerciales et de commandes par rapport aux objectifs
Le visiteur pharmaceutique peut suivre ses réalisations par rapport aux objectifs en termes de nombre de visites, nombre de commandes et chiffre d’affaires avec des graphiques selon plusieurs axes, tels que le potentiel, la spécialité, le secteur…
Messagerie interne
Le CRM pharma Bird Notes est doté d’une messagerie interne, permettant la communication en temps réel avec les délégués et superviseurs, afin de rester à jour sur tous les sujets : Feedback médecin, pharmacien ou grossiste… News, Événement à prévoir, besoins en produit.
Notification à temps
Ce module permet au délégué pharmaceutique ou médical d’avoir des notifications instantanées des événements, apparus sur la plateforme d’administration tels que validation, refus, demande de révision, etc.
Base de données centralisée
Le CRM pharmaceutique Bird Notes est centralisé. Il dispose d’une seule base de données commune qui englobe toutes les données du laboratoire pharmaceutique ou de l’agence de promotion comme la liste des prospects, les délégués, les produits ainsi que les zones géographiques.
De plus, Bird Notes assure une mise à jour contrôlée des données des prospects pour éviter les conflits et assurer une base de données unifiée et mise à jour. D’autre part, le CRM pharmaceutique Bird Notes permet une importation intelligente et rapide de la liste des prospects avec fusion et élimination des doublons pour garder des données propres. Cette fonctionnalité repose sur un algorithme intelligent qui détecte les doublons même si leurs champs ne sont pas identiques.
Chaque utilisateur reçoit sa propre base de données de prospects sur son smartphone selon l’affection de l’administrateur du système. Le délégué ou visiteur a le droit d’ajouter, modifier un ou plusieurs prospects. Chaque modification effectuée nécessite la validation de l’administrateur.